Tuotteiden tarjoaminen

Tietopaketti uusille tarjoajille prosessien menettelyvaiheista sekä step-by-step ohjeet alkoholijuomien tarjoamiselle on koottu yhteen.

Alko lyhyesti

  • Alko on itsenäinen, valtion kokonaan omistama osakeyhtiö, joka kuuluu sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan ja valvontaan. Alkon toiminnasta määrätään alkoholilaissa ja -asetuksessa. 
  • Alkon toiminta ja yli 4,7 % alkoholia sisältävien juomien vähittäismyynnin yksinoikeus perustuvat ennen kaikkea sosiaali-ja terveyspoliittisiin syihin. Yhtiön yksinoikeusasema tuo mukanaan myös erityisen tasapuolisuusvaatimuksen tavarantoimittajia kohtaan. Tasapuolisuus varmistetaan julkisella valikoimaanotto-ohjeella, johon on koottu Alkon ja tavarantoimittajien väliset toimintaperiaatteet. 
  • Alkolla ei ole omaa tuotantoa, pullotusta eikä omia tuotemerkkejä. Myynnissä olevat alkoholijuomat hankitaan koti- ja ulkomaisilta alkoholialan toimijoilta. 
  • Alkolla on erityinen velvoite ja hyvät edellytykset ottaa toiminnassaan huomioon yhteiskunnallisen vastuun eri näkökulmat: sosiaalinen, taloudellinen ja ekologinen.


Miten tuotteiden tarjoaminen tapahtuu?

Tuotteita voi tarjota vakiovalikoimaan ainoastaan ostosuunnitelmassa oleviin hakuihin tai erillisinä ilmoituksina julkaistuihin lisähakuihin. Ostosuunnitelma julkaistaan kaksi kertaa vuodessa. Lisähakuja julkaistaan tarpeen mukaan.

Tarjouslomakkeet:

Tarjousta tehdessä on käytettävä Alkon tarjouslomakkeita, joita on eri toimitustapoja varten kolme:

1. Toimitukset Suomesta Alkon keskusvarastoon (toimitusehto TOP Alkon keskusvarasto, Finnterms 2001)

Jos tavarantoimittaja haluaa tarjota Suomesta toimitettavan tuotteen Alkon verottomaan keskusvarastoon, hänellä tulee olla Suomessa veroton varasto sekä toiminnan edellyttämät voimassaolevat luvat

2. Toimitukset Suomesta Alkon myymälöihin (toimitusehto TOP Alkon myymälät, Finnterms 2001)

Tuotteiden tarjoaminen Alkon myymälöihin edellyttää, että tavarantoimittajalla (suorajakelijalla) on Alkon kanssa testatut ja hyväksytyt valmiudet sähköisen tilaus-toimitusprosessin koko sanomavirtaan Alkon edellyttämässä muodossa.

3. Alkon maahantuontipalvelu (toimitusehdot FCA, FOB tai DAP, Incoterms 2010)

Alkon maahantuontipalvelu on logistinen palvelu.

Lomakkeen täyttäminen:

Tarjouslomake on täytettävä määrämuotoisesti ja oikein, muutoin tarjous ei voi edetä käsittelyprosessissa. Jos lomakkeen jotakin kohtaa on vaikea ymmärtää, kannattaa ottaa yhteys vastaavaan ostajaan.

Tarjotun tuotteen on vastattava haun kriteerejä kaikilta osin.

Tarjouksen tekijän (= tarjouksen allekirjoittajan) on tarvittaessa liitettävä tarjoukseen valmistajan tai tuotemerkin omistajan valtuutus.

Tarjouksen toimittaminen Alkoon:

Tarjouksen tulee olla perillä Alkossa haussa ilmoitetun kuukauden aikana, jollei hakutekstissä ole erillistä aikataulua. Alkon hinnoittelurytmistä johtuen tarjousten tulee olla voimassa vähintään kaksitoista (12) kuukautta hakukuukauden päättymisestä laskien, jollei haussa ole ilmoitettu muuta viimeistä voimassaolopäivää.

Miten tuotteen vähittäismyyntihinta muodostuu?

Vähittäismyyntihinnat lasketaan läpinäkyvällä hinnoittelukaavalla. Yksityiskohtaiset hinnoittelutiedot löytyvät Alkon valikoimaanotto-ohjeesta. Arvion vähittäishinnasta voi laskea hintalaskurilla, joka on suuntaa-antava eikä sido Alkoa.

Tuotteen valintaprosessi

Paperi- ja sähköposti tarjoukset tarkastetaan mahdollisimman pian tarjouksen jättämisestä, kuitenkin viimeistään hakuajan umpeuduttua. Kumppaniverkkotarjouksista lähetetään tarjouksen jättöä seuraavana päivänä automaattisesti näytepyyntö. Kaikki tarjoukset kuitenkin tarkastetaan. Oikein ja haun mukaisin ehdoin täytetyt tarjoukset jatkavat prosessissa, muut tarjoukset hylätään. Mikäli tarjousmäärä on suuri, Alko voi joutua rajoittamaan näytemäärää käyttäen hyväksi haussa ilmoitettuja kriteerejä. Näytteet tulee toimittaa Alkoon näytepyynnön ohjeiden mukaan. Yleensä näytteiden toimitusaika on viimeistään 2 viikkoa hakuajan umpeutumisesta.

Näytteiden saavuttua Alko arvioi ne aistinvaraisesti ja lähettää valitun tuotteen Alkon alkoholintarkastuslaboratorioon (ACL) analysoitavaksi. Kun tuote on läpäissyt analyysin, Alko tekee siitä ostopäätöksen ja hylkää loput hakuun osallistuneista tuotteista. Kokonaisuudessaan prosessi hakuajan umpeutumisesta ostopäätökseen kestää 4 -6 kuukautta. Tuote tulee valikoimaan noin kahden – kolmen kuukauden kuluttua ostosta.

Näytteet

Näytteitä saa lähettää vain, kun Alko on lähettänyt erillisen näytepyynnön. Tarkemmat ohjeet näytteiden toimituksesta ovat valikoimaanotto-ohjeessa.

Keneen voi ottaa yhteyttä epäselvissä tapauksissa?

Tuotepäälliköiden vastuut on jaettu tuoteryhmittäin ja viinien tuoteryhmässä lisäksi maittain. Yhteystiedot ovat Alko.fi/tavarantoimittajille-sivustolla kohdassa yhteystiedot.

Mitkä ovat toimintaan liittyvät eettiset periaatteet?

Alko on aloittanut vastuullisen hankinnan yhteistyön muiden pohjoismaisten alkoholimonopolien kanssa (Corporate social responsibility, CSR). Ohjelma perustuu YK:n Global compact -periaatteisiin. Tarjouskilpailuihin osallistuminen edellyttää sitoutumista eettisiin periaatteisiin.

Alan viranomaiset

Lupa-asiat:
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
Puhelin (09) 772 920
Internetosoite www.valvira.fi

Tullineuvonta
Puhelin 020 690600
Internetosoite www.tulli.fi

Alkoholintarkastuslaboratorio (ACL)
Puhelin 020 711 11
Internetosoite www.alko.fi

Kuka voi tehdä tarjouksia Alkolle?
  • Suomessa toimiva alkoholijuomien maahantuoja tai valmistaja; tarvittavat luvat myöntää Valvira (www.valvira.fi)
  • Ulkomailla toimiva alkoholijuomien tuottaja/valmistaja tai hänen valtuuttamansa edustaja
  • Muu ulkomailla toimiva tavarantoimittaja tai hänen valtuuttamansa edustaja
  • 1. Perehdy valikoimaanotto-ohjeeseen

    Opaskirjanen Alkoholijuomien valikoimaanotto ja vähittäismyynti on tietopaketti, jossa valikoimaanottomenettely on selvitetty yksityiskohtaisesti. Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa pelisäännöt tästä julkaisusta.

    2. Perehdy ostosuunnitelmaan

    Puolivuosittain julkaistava ostosuunnitelma on kooste vakiovalikoiman tuotteiden tarjouspyynnöistä eli hauista.

    Ostosuunnitelmasta näet, mitä tuotteita voit tarjota meille ja milloin on oikea ajankohta tarjota niitä. Joitakin hakuja julkaisemme myös yksittäisinä ilmoituksina. Näitä ovat mm. kausituotehaut ja ostosuunnitelman lisähaut.

    3. Näin teet tarjouksen

    Valitse Alkon tarjouslomakkeista toimitusehtosi mukainen lomaketyyppi. Täytä lomake huolellisesti ja muista ilmoittaa haun vaatimuksissa pyydetyt tiedot. Käytä hinnan laskennassa apunasi hintalaskuria.

    Tarjouksia on myös mahdollista tehdä Kumppaniverkossa. Kumppaniverkko on Alkon Extranet juomatoimittajille, jonka avulla tarjousten jättäminen ja niiden seuraaminen on helppoa. Jos olet kiinnostunut Kumppaniverkosta ja Kumppaniverkon tunnuksista, ota yhteys Mari Raunioon (mari.raunio@alko.fi)

    Liitä tarjoukseen

    • Valmistajan tai tuotemerkin omistajan valtuutus. Valtuutusta ei tarvitse liittää, jos kysymyksessä on tarjoajan oma tuotemerkki tai tarjoajan omistama rajallisen saatavuuden tuote.
    • Tuotteen kuva, jos sitä pyydetään haussa.

    Paperi- ja sähköpostitarjousten kohdalla lähetä allekirjoitettu tarjous liitteineen meille sähköpostitse osoitteeseen offer@alko.fi tai postitse osoitteeseen:

    ALKO OY, Tuotteet ja Ostot
    PL 88, Arkadiankatu 2
    00101 Helsinki.

    Usein haussa mainitaan tarjouksen viimeinen toimituspäivä. Jollei mainita, se on hakukuukauden viimeinen päivä, ja silloin tarjouksen on oltava perillä Alkossa.

    4. Tarjouksen käsittely

    Paperi- ja sähköposti tarjoukset tarkastetaan mahdollisimman pian tarjouksen jättämisestä, kuitenkin viimeistään hakuajan umpeuduttua. Kumppaniverkkotarjouksista lähetetään tarjouksen jättöä seuraavana päivänä automaattisesti näytepyyntö. Kaikki tarjoukset kuitenkin tarkastetaan. Oikein ja haun mukaisin ehdoin täytetyt tarjoukset jatkavat prosessissa.

    • Jos tarjouksesi on oikein täytetty ja vastaa hakua, saat meiltä näytepyynnön. Kumppaniverkkotarjouksissa näytepyyntö lähtee automaattisesti.
    • Tarjoukset tarkastetaan hakuajan umpeuduttua. Jos tarjous ei ole oikein täytetty, se on puutteellinen tai se ei vastaa hakua, joudumme lähettämään hylkäys viestin.

    5. Milloin ja mihin voi toimittaa näytteet?

    Näytepyynnössämme on tarkat ohjeet ja näytteiden toimitusosoite. Yleensä näytteiden toimitusaika on 2 viikkoa hakuajan umpeutumisesta.

    Liitä näytteisiin:

    • Tilausvalikoiman tuotteista virallisen laboratorion analyysitodistus ja analyysiyhteenveto Alkon lomakkeella sekä mahdolliset sertifioinnit.
    • Muista tuotteista haussa tai näytepyynnössä mainitut liitteet.

    6. Ostopäätös

    Kun näytteet ovat saapuneet:

    • Arvioimme ne aistinvaraisesti ja lähetämme ostettavaksi valitun tuotteen vielä virallisen laboratorion analyysiin (ACL).
    • Vakiovalikoiman ostoprosessissa edenneistä tarjouksista tehdään lisänäytepyyntö.
    • Jos kaikki on kunnossa, teemme oston ja lähetämme tarjoajalle tiedon ostopäätöksestä.
    • Muille hakuun osallistuneille lähetämme hylkäyspäätöksen.

    Tuotteen osto tapahtuu 4-6 kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä.