Arkiverad dataskyddsbeskrivning – gällande till 20.3.2019

Dataskyddsbeskrivning av Alkos kundregister.

24.5.2018

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga

Alko Ab
Arkadiagatan 2
PB 99, 00101 HELSINGFORS
Telefon 020 711 11
Fax 020 711 5386
FO-nummer: 1505551-4
Hemort: Helsingfors

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Alkos kundtjänst
Arkadiagatan 2
PB 99, 00101 HELSINGFORS
tietosuoja@alko.fi
020 692 771 (lsa/lna)

Registrets namn

Alkos kundregister

Syften för vilka personuppgifterna i registret behandlas

Registret baserar sig på kundrelation, samtycke av kunden, uppdrag som kunden gett Alko och uppfyllande av Alkos lagstadgade skyldigheter.

Alko samlar in personuppgifter för Alkos kundregister inom ramen för lagstiftning som binder Alko för följande ändamål:

  • Fastställande av kundens identitet och hanterande av användarrättigheter.
  • Kontroll av företagskunders firmateckningsrätt.
  • Hantering, leverans och arkivering av beställningar och returneringar som kunden gjort i webbutiken.
  • Kommunikation i anslutning till beställningar, leveranser och returneringar i webbutiken, som till exempel bekräftelse av beställning och leverans.
  • Kontroll av lagligheten vid överlåtelser.
  • Skötsel och utvecklande av kundrelationen.
  • Mätning av kundnöjdheten. Kundnöjdheten mäts för att utveckla kundupplevelsen på Alko och säkerställa betjäningens kvalitet.
  • Genomförande av kundtjänstens uppgifter, hantering av kundrespons och utveckling av kundtjänsten.
  • Genomförande av kundevenemang som Alko arrangerar.
  • Uppfyllande av Alkos lagstadgade skyldigheter och skyldigheter i enlighet med myndighetsbestämmelser samt för verkställande av ansvar.
  • Kontroll av lagligheten vid överlåtelse av alkohol, förebyggande och utredning av missbruk och problemsituationer samt garanterande av registrets datasäkerhet.
  • Uppgifter gällande kvalitetsövervakning och -säkring samt utvecklande av produkterna i webbutiken och Alko.
  • Statistikföring.
  • Kommunikation med intressentgrupper.

Registrets informationsinnehåll

Alkos kundregister innehåller följande uppgifter:

Uppgifter om kunden:

  • Förnamn och efternamn
  • Födelsetid
  • Gatuadress
  • Postnummer
  • Postkontor
  • E-postadress
  • Telefonnummer

Uppgifter som specificerar en registrerad kund:

  • FO-nummer (företagskunder)
  • Kundnummer
  • Lösenord

Uppgifter om beställningar och betalningstransaktioner:

  • Uppgifter om beställningar och returneringar som kunden gjort
  • Uppgifter om kundens betalningstransaktioner

Uppgifter som samlas in i samband med överlåtelse av beställningar:

  • Förnamn och efternamn
  • FO-nummer (företagskunder)
  • Uppgifter i anslutning till lagligheten vid överlåtelse av alkohol
  • Uppgifter i anslutning till kontroll av försäljningen av alkohol
  • Uppgifter i anslutning till kundrelationen:
  • Uppgifter som behövs för kundtjänsten
  • Kundens produktbedömningar och favoritprodukter
  • Uppgifter som mäter kundnöjdheten och som kunden gett
  • Personifierade uppgifter som kunden gett
  • Kundens platsinformation i anslutning till beställningar i webbutiken, om kunden har gett sitt samtycke till det
  • Köpgränser som kunden ställt upp
  • Kundrespons
  • Kundtjänstens kontakthistorik
  • Kundtjänstens chat-samtal
  • Kundtjänstens telefonsamtal

Regelmässiga källor för personuppgifter

Personuppgifterna om kunden samlas huvudsakligen in av kunden själv i samband med att kunden registrerar sig i webbutiken alko.fi eller i samband med användning av webbutiken. Privatkunder har möjlighet att göra beställningar i webbutiken även utan att registrera sig.

I samband med en beställning från webbutiken alko.fi fastställs en privatkunds identitet och födelsetid med hjälp av nätbankskoder från kundens bank. I fråga om företagskunder bekräftas med nätbankskoder utöver ovan nämnda även FO-nummer och företagets firmateckningsrätt hos Suomen Asiakastieto Oy.

Personuppgifter samlas också in från kundens beställningar och betalningstransaktioner i webbutiken och av kunden själv vid avhämtning eller retur av beställning i en Alko-butik. Om den person som lämnar in en beställning är en annan än den som avhämtar beställningen, ska även personuppgifter om den som hämtar beställningen hanteras och sparas, så att Alko kan säkerställa att avhämtningen av beställningen är laglig. Om en beställning görs som gåva eller för en annan person att avhämta, sparas också den personens kontaktuppgifter i samband med beställningen.

Personuppgifter om kunderna själva och deltagare som de anmäler samlas in från anmälnings- och betalningstransaktioner till kundevenemang.

Personuppgifter samlas in i anknytning till att kunder kontaktar kundtjänsten.

Personuppgifter samlas även in från Posten. Företagskunder har möjlighet att välja Posten som leveranssätt, varvid Posten samlar in personuppgifter i samband med att beställningarna överlåts. Alko kan då begära att Posten överlåter dessa uppgifter.

Fastställande av tiden för bevarande av personuppgifter

Tiden för bevarande av personuppgifter fastställs i enlighet med hur länge kundrelationen varar eller hur länge situationer av missbruk är aktuella. Personuppgifterna om kunden bevaras tills kunden ber om att de avlägsnas från registret, om inte lagstiftningen förhindrar att uppgifterna avlägsnas. En registrerad kund kan redigera sina kunduppgifter genom att logga in i webbutiken alko.fi. Begäran om korrigering av uppgifter kan även riktas till tietosuoja@alko.fi.

Överlåtelse och överförande av personuppgifter till tredje part

Personuppgifter om kunden kan överföras till en tredje part som deltar i erbjudandet av Alkos tjänster i anslutning till det tekniska genomförandet av tjänsterna, databehandlingen, underhållet, kundtjänsten, kundevenemang samt paketeringen och leveransen av beställningar.

Personuppgifter om kunden lämnas inte ut i direkt marknadsföringssyfte.

Överförande av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Alko överför inte själv personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, men vissa av Alkos samarbetspartner som behandlar Alkos personuppgifter har meddelat att de i vissa situationer överför uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vi har säkerställt att en tillräcklig dataskyddsnivå garanteras även i dessa situationer i enlighet med skyddsåtgärderna i de modellavtal som EU har tagit fram eller i dataskyddslagstiftningen. På vår webbplats använder vi redskap vars tjänsteleverantörer även kan finnas utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Exempel på en sådan tjänsteleverantör är Google Analytics. I sådana fall säkerställer vi en tillräcklig dataskyddsnivå genom att tillämpa skyddsåtgärder i enlighet med dataskyddslagstiftningen på överföringen.

Användning av kakor

I enlighet med lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014) används de filer med kakor (cookies) som används på Alko Ab:s webbplats så att integritetsskyddet för webbplatsens användare inte kränks. Kakor används bland annat i mätnings- och undersökningssyfte för att utreda vilken typ och vilken mängd av tjänster som används samt för att utveckla webbplatsen. Därtill används kakor för inriktning av kommunikationen. Webbplatsens användare kan vid behov förbjuda användningen av kakor i webbläsarens inställningar, men detta kan leda till att webbplatsen inte fungerar. Alko garanterar inte att webbplatsen fungerar om användaren har förbjudit användningen av kakor.

Registrets datasäkerhet

Personuppgifter samlas i webbutikens databaser, som är skyddade genom brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Fysiskt finns databaserna i låsta och övervakade lokaler. Tillgången till personuppgifterna i registret har begränsats att gälla endast de personer inom Alkos organisation som behöver dem och tredje parter som deltar i erbjudandet av tjänster som Alkos uppdragstagare. Inloggning kräver en personlig kod och ett personligt lösenord. För beviljandet och administrationen av dessa ansvarar Alko. Personuppgifterna överförs via offentligt nätverk till systemen bakom webbutiken i krypterad form. Personer som hanterar kunduppgifterna i registret är bundna av ett avtal om tystnadsplikt.

Rätt till insyn

Registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om dem har registrerats i kundregistret. Begäran om kontroll skickas antingen skriftligen och undertecknad per e-post till tietosuoja@alko.fi eller lämnas personligen till en Alko-butik. I Alko-butiken ska identitetsbevis visas upp. Till begäran om kontroll ska fogas förnamn och efternamn, personbeteckning, adressuppgifter och telefonnummer. Svaret på begäran om kontroll sänds per e-post eller post.

Rätt att korrigera felaktiga eller föråldrade uppgifter

En registrerad kund kan redigera sina kunduppgifter genom att logga in i webbutiken alko.fi. Begäran om korrigering av övriga uppgifter kan även riktas till tietosuoja@alko.fi. Registrerade har dessutom rätt att begära att deras personuppgifterna avlägsnas helt eller delvis om inte lagstiftningen förhindrar att uppgifterna avlägsnas. Begäran att få uppgifterna avlägsnade riktas till tietosuoja@alko.fi.

Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

En person som gett oss uppgifter som behandlas enligt personens samtycke, har rätt att få dessa uppgifter, vanligen i maskinläsbart format, och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

Registrerade kunder har rätt att lämna klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om de anser att Alko inte har följt den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.