Yritysvastuun raportointi GRI-ohjeiston mukaisesti

Alkon 15.6.2016 hyväksyttyihin hallinnointiperiaatteisiin ei ole kirjattu GRI G4 -raportointiohjeen mukaisia hallinnointiin liittyviä vaateita. Osa näistä lisäselvityksistä on tässä G4-selvityksessä.
 

Hallinnointi

G4-35 Vastuunjako

Yritysvastuuasioiden käsittely hallituksessa

Alko Oy:n varsinainen yhtiökokous, valtion edustajana perhe- ja peruspalveluministeri, valitsee yhtiön hallitukseen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä kolmesta kuuteen jäsentä. Hallituksen kokoonpanossa painotetaan yhtiön eritysasemaa monopoliyhtiönä ja yhtiön vastuullisuustehtävää erityisesti alkoholipoliittisen vastuun näkökulmasta.

Vuonna 2016 hallituksen kokouksissa on käsitelty ja hyväksytty mm. seuraavat asiakokonaisuudet: 
  • yhtiön strategia. Yhtenä strategian neljästä painopistealueesta on tavoite olla Vastuullinen toimija yhteiskunnassa.
  • budjetti ja toimintasuunnitelma. Seuraavan vuoden vastuullisuushankkeet ja projektit esitetään vähintään ylätasolla.
  • keskeisimmät henkilöstöasiat
  • yhtiön alkoholipoliittiset hankkeet ja niiden seuranta
  • yhteiskuntavastuuraportin sisältö ja periaatteet 

G4-37 Sidosryhmien konsultointi

Sidosryhmien ja hallituksen välinen keskusteluprosessi yritysvastuuasioissa

Alko Oy:n hallintoneuvostossa on kaksitoista jäsentä, jotka valtioneuvosto määrää neljäksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallintoneuvosto on yksi tärkeimmistä sidosryhmistä. 

Hallintoneuvoston tehtävänä on mm.
  • valvoa, että yhtiön asioita ja hallintoa hoidetaan terveiden liikeperiaatteiden mukaan kannattavuutta silmällä pitäen ja että lakia ja yhtiöjärjestyksen määräyksiä sekä yhtiökokouksen päätöksiä ja muita vahvistettuja ohjeita noudatetaan.
  • antaa hallitukselle ohjeita laajakantoisissa ja periaatteellisesti tärkeissä asioissa.
  • seurata alkoholiolojen kehitystä sekä kotimaassa että ulkomailla ja antaa tämän perusteella yleisiä ohjeita alkoholiyhtiön toiminnan kehittämiseksi.
  • vahvistaa alkoholiyhtiöstä annetun asetuksen 1§:n (243/2000) mukainen toimintasuunnitelma alkoholihaittojen ehkäisemiseksi.
  • antaa alkoholilain 36 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettu kertomus yhtiön vähittäismyynnin kehityksestä ja niistä toimenpiteistä, joihin yhtiö on ryhtynyt alkoholilain edellyttämällä tavalla.
  • antaa varsinaiselle yhtiökokoukselle lausuntonsa yhtiön tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen johdosta. 

G4-38 Hallituksen kokoonpano

Hallituksen ja eri valiokuntien jäsenten kokoonpanon esittely

  • jäsenten riippumattomuus: Hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä
  • toimikauden pituus: Hallituksen jäsenen toimikausi kestää valitsemista ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka
  • jäsenten muut merkittävät tehtävät ja sitoumukset: Kirsi Varhila on virkasuhteessa sosiaali- ja terveysministeriöön, Jarmo Väisänen valtioneuvoston kanslian omistajaohjausosastoon ja Juhani Eskola Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen. Leila Kostiainen on Lainsäädännön arviointineuvoston puheenjohtaja (jäsen 2016 alkaen ja puheenjohtaja 1.1.2017 alkaen.) Hallituksen jäsenillä on oman tehtävänsä ja/tai kokemuksensa kautta osaamista erityisesti alkoholipolitiikan ja alkoholin haittavaikutusten osalta
  • henkilöstön (sidosryhmien) edustajat: Hallituksen kokouksiin osallistuu kaksi henkilöstöedustajaa.

G4-40 Hallituksen valinta

Yritysvastuuseen liittyvän osaamisen huomioiminen hallituksen valinnassa

Sosiaali- ja terveysministeriö vastaa Alko Oy:n omistajaohjauksesta. Perhe- ja peruspalveluministeri edustaa yhtiön koko osakekantaa yhtiökokouksessa, jossa vuosittain valitaan yhtiön hallitus ja sen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Hallituksen kokoonpanossa on huomioitu vahvasti yhtiön eritysasema monopoliyhtiönä, sen alkoholipoliittinen tehtävä sekä yritysvastuuasioiden paino.

G4-42 Hallituksen rooli organisaation tarkoituksen, arvojen ja strategian määrittelyssä

Hallituksen rooli yritysvastuussa

Alko Oy:n johto valmistelee yhtiön strategian, toimintasuunnitelman, politiikat ja taloudelliseen, sosiaaliseen ja ympäristövastuuseen liittyvät tavoitteet, joita päivitetään vuosittain. Asiakokonaisuuksiin liittyvät hallituksen valiokunnat käsittelevät esitykset, jotka viedään hallituksen hyväksyttäväksi. Yhtiön sisäistä ohjeistusta koskevat politiikat sekä hallinnointiperiaatteet käsitellään ja päivitetään hallituksessa vuosittain.

Vastuullisuuteen liittyvät strategiset ohjausryhmät:
  • Vastuullinen toimija yhteiskunnassa, pj. viestintäjohtaja
  • Paras työ, pj. henkilöstöjohtaja
  • Tehokas erikoisliikeketju, pj. talousjohtaja
  • Paras asiakaskokemus, pj. toimitusjohtaja ja asiakaspalvelujohtaja 5.5.2016 alkaen.
Viestintäyksikön vastuullisuustiimi vastaa vastuullisuuden toimenpiteistä ja niiden kehittämisestä.

G4-43 Hallituksen pätevyys

Yritysvastuusasioiden merkitys hallituksen pätevyyden määrittelyssä

Hallitus käsittelee vastuullisuuden toimenpiteitä ja niiden tuloksia säännöllisesti kokouksissaan

G4-44 Hallituksen suorituksen arviointi

Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus suorittaa vuosittain itsearvioinnin. Hallitus ei ole poikkeuksellisesti toteuttanut itsearviointia vuonna 2016.

G4-48 Yritysvastuuraportin hyväksyminen

Viestintäyksikkö valmistelee ja tuottaa Alkon yhteiskuntavastuuraportin yhdessä muiden yksiköiden kanssa. Viestintäyksikkö vastaa, että olennaiset näkökulmat on otettu huomioon raportissa. Vastuullinen toimija yhteiskunnassa -ohjausryhmä käsittelee yhteiskuntavastuuraportin rakenteen. Hallituksen tarkastusvaliokunta ja hallitus käsittelevät raportin rakenteen ennen sen julkaisemista.

G4-49-50 Epäkohtien kommunikointi ja hallitukselle raportoidut epäkohdat

Yritysvastuuseen liittyvien epäkohtien kommunikointi

Esille tulleet epäkohdat raportoidaan hallitukselle. Vuonna 216 tällaisia epäkohtia ei ollut.

G4-51 Hallituksen ja ylimmän johdon palkitseminen

Uusia raportoitavia kohtia palkitsemisen liittymisestä kestävän kehityksen suorituskykyyn

Hallituksen jäsenet saavat yhtiökokouksen päättämät kuukausi- ja kokouspalkkiot. Johtoryhmän enimmäispalkkio on 15 prosenttia vuosiansiosta.

Kaikilla johtoryhmän jäsenillä on samat tavoitteet ja ne ovat seuraavat:
  • Paras asiakaskokemus: Asiakaskokemusindeksi – painoarvo 30 prosenttia
  • Vastuullinen toimija yhteiskunnassa: Maine ja vastuullisuustutkimus, MaineTRI*M-indeksi – painoarvo 10 prosenttia, VastuullisuusTRI*M-indeksi – painoarvo 10 prosenttia
  • Paras työ: Toimitusjohtajan ja hallituksen arvio suorituksesta ja osaamisesta – painoarvo 30 prosenttia
  • Tehokas erikoisliikeketju: Asiakkaat/htp (vertailu tavoitteeseen) – 20 prosenttia 

G4-52 Palkitsemisjärjestelmät Yritysvastuun merkitys palkitsemisessa

Kuvaus yhtiön kannustinpalkkiojärjestelmästä

Kannustinpalkkiojärjestelmän mittarit vuodelle 2016 pohjautuvat strategisten osa-alueidemme tavoitteisiin: asiakas, vastuullisuus, henkilöstö ja tehokkuus. Kaikkien henkilöstöryhmien kannustinmittarina on vastuullisuus.

Vastuullisuuden mittari on valittu kunkin henkilöstöryhmän tehtävän näkökulmasta:
  • aluepäälliköt, aluekoordinaattorit, myymäläpäälliköt, myyjät: alkoholipoliittinen vastuullisuus: ikäraja-, päihtymysvalvonnan tavoitteet 
  • aluepäälliköt, aluekoordinaattorit, myymäläpäälliköt, myyjät: alkoholipoliittinen vastuullisuus: vastuullisuusmystery 
  • pääkonttorin esimiehet, asiantuntijat ja henkilöstö: maine ja vastuullisuus –tutkimuksen vastuullisuus TRIM-indeksi.
Järjestelmä on rakennettu yhtiön sisäisesti ja siinä ei ole käytetty ulkopuolisia palkitsemiskonsultteja.

G4-53 Sidosryhmien näkemysten huomiointi

Sidosryhmien huomiointi palkitsemiskäytännöistä päättämisessä

VastuullisuusTRIM-indeksi on yhtenä kriteerinä pääkonttorin henkilöstön ja johtoryhmän kannustinjärjestelmässä. TNS Gallupin toteuttamaan tutkimukseen vastasi Alkoa koskien 500 suomalaista, jotka arvioivat Alkon vastuullisuutta eri näkökulmasta. Tutkimuksen otannassa on otettu huomioon väestö iän, sukupuolen ja alueen mukaan.

G4-56 Arvot ja liiketoimintaperiaatteet

Code of conduct käytäntöjen kuvaaminen

Liiketapaperiaatteet: Yhtiössä on käytössä hallituksen hyväksymät liiketapaperiaatteet, jotka on koulutettu koko henkilökunnalle. Liiketapaperiaatteet sisältävät seuraavat osa-alueet: rehellisyys ja laillisuus, liiketoiminnan lahjomattomuus sekä korruption torjunta, eturistiriidat, hyvä hallintotapa, liikesuhteet, toimiva työyhteisö, luottamuksellisuus ja liiketapaperiaatteiden noudattaminen.

BSCI:n eettiset periaatteet:
  • Kaikkien Alkon tavarantoimittajien tulee sitoutua allekirjoituksellaan hankintaketjua koskeviin BSCI:n eettisiin toimintaperiaatteisiin ja niiden noudattamiseen. Eettiset periaatteet perustuvat kansainvälisiin sopimuksiin ja sitoumuksiin ja ne sisältävät seuraavat asiat: yhdistymisvapaus ja neuvotteluoikeus, riittävä korvaus työstä, työterveys ja –turvallisuus, nuorten työntekijöiden suojelu, pakkotyökielto, eettinen liiketoiminta, syrjintäkielto, kohtuullinen työaika, lapsityövoimakielto, vakaa työsuhde ja ympäristönsuojelu.
  • Tavarantoimittajien tulee myös suorittaa vastuullisuutta ja BSCI:tä koskeva verkkokoulutus. 
  • Yhteistyön pelisäännöt tavarantoimittajien kanssa: Tasapuolisen tavarantoimittajayhteistyön turvaamiseksi on laadittu pelisäännöt Alkon ostohenkilöstön ja tavarantoimittajien samoin kuin Alkon myymälöiden ja tavarantoimittajien väliselle kanssakäymiselle.

G4-57 Toiminnan eettisyyteen ja lainmukaisuuteen liittyvä neuvonanto

Code of conduct käytäntöjen kuvaaminen

Viestintäyksikkö sekä yhtiölakimies antavat toiminnan eettisyyteen ja lainmukaisuuteen liittyvää neuvontaa

G4-58 Epäiltyjen väärinkäytösten ilmoittaminen

  • Code of conduct käytäntöjen kuvaaminen
  • BSCI:n grievance-mechanism