Tavarantoimittajien tuotteiden esittely ja taustatiedot

Tähän tiedotteeseen on kerätty päivitetyt ohjeet koskien tavarantoimittajien ja myymälöiden yhteystyötä.

Lisäksi tuotteiden esittelyyn, niiden taustatietoihin sekä esitteisiin ja tiedotteisin liittyvä ohjeistus on täsmentynyt. Näitä ohjeita voidaan edelleen muuttaa ja täsmentää vuoden 2019 aikana saatujen kokemusten ja havaintojen sekä palautteiden perusteella.

Tavarantoimittajilla on neljä tapaa kertoa tuotteistaan Alkon myymälähenkilökunnalle:

1. Tuotteiden markkinointitiedot Makupankissa

2. Tavarantoimittajatiedotteet ja esitteet

3. Tavarantoimittajien koulutustilaisuudet

4. Tavarantoimittajien tuote-esittelymessut

Nämä viestintätavat korvaavat tavarantoimittajien myymälävierailut vuodesta 2019 alkaen.

1. Tuotteiden markkinointitiedot Makupankissa

Markkinointitiedot tulevat Makupankkiin Alkon henkilökunnan sisäiseen käyttöön asiakaspalvelun sekä myymäläkohtaisen valikoiman kehittämisen tueksi. Makupankin markkinointitiedoissa kerrotaan tuotteen USP (Unique selling proposition) sekä olennaiset lisätiedot (tuotteeseen, tuottajaan tai esim. valmistustapaan liittyvät tiedot tai tarinat, jotka muodostavat tärkeän kokonaisuuden asiakkaalle.

Markkinointitietokenttään voi kirjoittaa tuotteen tiedoista ja taustoista enintään 500 merkin verran. Markkinointitiedoissa voi myös olla linkkejä tuotetietoihin, videoita tms. Tuotteiden markkinointitietojen ylläpito on jatkossa toimittajan vastuulla. Tietoja voi päivittää Kumppaniverkossa jatkuvasti. Lisätietojen päivittäminen on mahdollista myös sähköpostitse lähettämällä tiedot ohjeistuksessa mainittuun osoitteeseen. Erityisen tärkeää lisätiedon päivittäminen on esimerkiksi viinien vuosikertamuutosten yhteydessä.

Tuotteen markkinointitietojen toivotaan keskittyvän seuraaviin kohtiin:

  • Mitä haluaisitte kertoa tästä tuotteesta asiakkaille ja henkilökunnalle?

  • Mitkä ovat tuotteen myyntiargumentit asiakaspalvelutilanteessa?

  • Esimerkiksi alkuperäluokitukseen, käytettyihin raaka-aineisiin, rypäleisiin ja mausteisiin, tuotteen valmistukseen (kypsytyksestä, tynnyreistä), elinkaariarvioon, käyttötapoihin ja siihen liittyviin traditioihin tai tietoihin tuottajasta ja tuotantoalueesta.

  • Tuotteeseen ja/tai tuottajaan liittyvät tarinat kiinnostavat kuluttajaa.

Huomioitavaa: Alko voi tarvittaessa muokata tekstejä tuoteviestinnän tasalaatuisuuden vuoksi.

Ohjeistus markkinointitietojen lisäämiseen:

  • Uusista vakio- ja tilausvalikoiman tuotteista lähtee ilmoitus, kun lisätiedon voi syöttää joko Kumppaniverkossa tai lähettää sähköpostitse osoitteeseen marketing@alko.fi, mikäli Kumppaniverkkoon ei ole pääsyä.

  • Valikoimassa oleville tuotteille lisätiedon voi ilmoittaa Kumppaniverkossa kohdassa Markkinointitiedot / kaikki tuotteet tai sähköpostitse osoitteeseen marketing@alko.fi, mikäli Kumppaniverkkoon ei ole pääsyä.

  • Markkinointitietotekstin suoraa muokkaamatonta kopiointia on suositeltava välttää esim. tuotteen verkkosivuilta, jotta ylimääräiset rivinvaihdot ja muotoilut eivät kopioituisi tekstikenttään.

  • Kirjoitusasuun ja kirjoitusvirheiden tarkistamiseen on suositeltavaa kiinnittää huomioita.

2. Tavarantoimittajatiedotteet ja esitteet

Pääsääntöisenä tavarantoimittajien informaatiokanavana myymälöille toimii Alkon Yammer. Yammer-ryhmässä julkaistaan tavarantoimittajien lähettämiä tiedotteita ja esitteitä.

Tavarantoimittajat toimittavat myymäläviestinsä sähköpostiosoitteeseen: tavarantoimittajatiedotteet@alko.fi

Yammerin kautta julkaistut tiedotteet välittyvät tiedoksi koko myymälähenkilökunnalle. Tiedotteiden toivottaan kertovan mikä tekee tuotteesta erityisen. Tiedotteet voivat sisältää linkkejä tuottajien sivuille. Videoita on myös mahdollista lähettää Yammerin kautta myymälähenkilökunnan katsottavaksi. Liitteinä toimitettavien esitteiden toivotaan olevan pdf-muotoisia.

Hakutoiminnallisuuden helpottamiseksi Yammerissa käytetään yhtenäisiä aihetunnisteita eli hashtageja. Aihetunnisteilla voi tehdä myös alueellista kohdennusta. Lista tullaan päivittämään verkkosivuille ja sitä päivitetään tarpeen mukaan mm. erityisesillepanoteemoista. Lista käytettävistä aihetunnisteista:

Keskitetyn tiedostuskanavan ollessa myymälöiden käytössä tavarantoimittajat saavat lähettää lisäksi tuote-esitteitä suoraan myymälöiden sähköpostiin neljä kertaa vuodessa, mielellään tasaisesti vuoden aikana. Myymälän sähköpostiin ei saa lähettää yleisiä uutiskirjeitä. Myymälän sähköpostiosoite on saatavissa Extranetin myymäläyhteystietojen raportilta. Paperisia tuote-esitteitä saa lähettää postitse tarpeen mukaan myymälöihin. 

3. Tavarantoimittajien koulutustilaisuudet

Myymälähenkilökunnan palvelu- ja tuoteosaamisen perustana on Alkon oma koulutusjärjestelmä. Tuotteisiin tutustuminen ammattimaisesti maistamalla on osa koulutusjärjestelmää, eivätkä myymälät näin ollen tasapuolisuussyistä ota vastaan näytepulloja.

Tavarantoimittaja voi Alkon luvalla järjestää henkilökunnalle suunnattuja ammattimaisia koulutustilaisuuksia. Tilaisuuksien sisällön on luotava Alkon henkilökunnalle lisäarvoa, jota he voivat hyödyntää asiakaspalvelutilanteissa. Tilaisuuksissa Alkon henkilökunta ei vastaanota mitään näytteitä, lahjoja tai muita vastaavia.

Tilaisuuksien järjestämistä ja Alkon henkilökunnan niihin kutsumista koskevat seuraavat pelisäännöt:

1. Kaikki tilaisuudet sovitaan keskitetysti koko maahan Alkon Tuotteet ja ostot -yksikön kautta

  • Tavarantoimittaja voi lähettää kutsun koulutuksen kohteena olevien tuotteiden myynnin kannalta oleellisimpiin myymälöihin suoraan. Kutsuun tulee lisätä merkintä, että tilaisuudella on Alkon lupa. Koulutuksesta voi sopia lähettämällä sähköpostia hankintakoordinaattoreille (tavarantoimittajatilaisuudet@alko.fi) tai soittamalla päivystyspuhelinnumeroon (020 711 5885, ma-pe klo 9-17).

  • Alko informoi tilaisuuksista koko henkilöstöä Alkon sisäisessä viestinnässä, jolloin kaikilla on tasapuolinen mahdollisuus osallistua.

2. Tilaisuudet tulee toteuttaa ma-to välillä, ei viikonloppuisin

3. Tilaisuuden järjestäjä hoitaa kaikki käytännön järjestelyt liittyen osallistujien kutsumiseen ja ilmoittautumisten hallinnointiin

4. Koulutukset voivat olla

  • Alkolle räätälöityjä valtakunnallisia kierroksia

  • Alkolle räätälöityjä yksittäisiä koulutustapahtumia, esim. päämiesvierailuja

  • Koulutustapahtumia, joihin osallistuu myös muita alkoholijuoma-alan ammattilaisia

5. Kutsuva taho vastaa kaikista tilaisuuteen liittyvistä kustannuksista

  • Tilaisuuksiin osallistuminen on Alkon henkilökunnalle vapaaehtoista ja niihin osallistutaan aina omalla ajalla. Koulutuksiin osallistuttaessa henkilöstö noudattaa Alkon liiketapaperiaatteita sekä yhteiskunnan asettamia hyvien tapojen mukaisia normeja.

4. Tavarantoimittajien tuote-esittelymessut

Tavarantoimittajien tuote-esittelymessut on tuotteiden esittelyyn tarkoitettu tilaisuus, jossa tavarantoimittajat vastaavat esittelystä ja osallistujina on Alkon henkilökunta.

Tavarantoimittajien tuote-esittelymessut järjestetään Alkon varaamassa tilassa. Alko järjestää tilaan lasit ja pöydät sekä tilan siivouksen.

Tavarantoimittajien vastuulla on tuoda tilaisuuteen juomat, sylkykupit sekä muut mahdolliset oheismateriaalit (esim. tarvittaessa esitteet). Tavarantoimittajan tulee myös lisätä tuote-esittelymessuilla esiteltävistä tuotteista markkinointitiedot Makupankkiin ennen tilaisuutta. Tilaisuudessa esiteltävien ja maistatettavien tuotteiden tulee olla Alkon valikoimissa tai ne ovat tulossa valikoimaan seuraavan kuuden viikon sisällä. Esiteltävien tuotteiden toivotaan painottuvan ajankohtaisiin tuotteisiin ja uutuuksiin. Ajankohtaisia aiheita voi ottaa Alkon myymälöiden esillepanoteemoista. Juomasekoitusten teko ja maistatus on myös mahdollista tuote-esittelymessuilla. Ruokien tarjoilu ei ole mahdollista.

Alko on aiemmin järjestänyt alueillaan omia avoimet ovet -tilaisuuksia (joissa myymälähenkilökunnalla on mahdollisuus käydä maistamassa uutuuksia ja ajankohtaisia tuotteita 1 tunnin ajan). Tavarantoimittajien tuote-esittelymessujen tarkoitus on osittain korvata nämä avoimien ovien tilaisuudet. Messut kestävät klo 09.30-16.30 ja tänä aikana valikoimamestarit osallistuvat messuille työajalla 3-4 tuntia (esittelijöiden määrästä riippuen) ja muulla myymälähenkilökunnalla on mahdollisuus osallistua palkallisesti tilaisuuteen 1 tunnin ajan.

Tavarantoimittajien tuote-esittelymessuille julkaistaan kutsu aina erikseen tavarantoimittajille-sivuilla. Kutsu sisältää linkin sitovaan ilmoittautumiseen.