Tietosuojaseloste - Asiakasrekisteri

Alkon asiakasrekisterin tietosuojaseloste

8.5.2020

Tietosuojaseloste

Sisältö:

Johdanto
1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely.
2. Arkaluonteiset tiedot: Alko ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja asiakkaistaan.
3. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen.
4. Tietoturvallisuus
5. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen.
6. Tietojen säilyttäminen.
7. Evästeiden käyttö.
8. Muutokset tietosuojaselosteeseen.
9. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot. 

Johdanto

Alko Oy (Alko) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä, jota Alko suorittaa asioinnin mahdollistamiseksi, asiakaspalveluasioinnin järjestämiseksi ja asiakaspalautteen keräämiseksi sekä asiakastilaisuuksien järjestämiseksi. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Alkon kuluttaja- ja yritysasiakkaiden sekä Alko.fi-sivulle rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoihin.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, miten Alko on sitoutunut keräämään, käsittelemään ja suojaamaan henkilötietosi asiakassuhteesi aikana ja sen jälkeen.

Alle olemme määritelleet tärkeimmät tässä tietosuojaselosteessa käyttämämme käsitteet.

”Henkilötieto”

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunnistetieto, osoitetiedot.

”Henkilötietojen käsittely”
Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikki toiminnot, jotka kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyä ovat esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, ja poistaminen tai tuhoaminen.

”Rekisteröity”
Tunnistettava tai tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö, johon käsiteltävä henkilötieto liittyy. Esimerkiksi asiakas tai työntekijä.

”Rekisterinpitäjä”
Luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla antamasi suostumus, Alkon kanssa tekemäsi sopimus, lakisääteinen velvoitteemme tai toimintaamme liittyvä erityinen oikeutettu etu. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia Alkon palveluissa asioimiseen seuraaviin tarkoituksiin:

Sopimusvelvoite

  • Verkkokauppatilauksen tekeminen itselle tai lahjaksi joko itsenäisesti tai avustettuna Alkon myymälässä tai noutopisteessä, sekä tilausten nouto myymälästä tai noutopisteestä
  • Reklamaatioiden sekä tuotepalautusten käsittely
  • Tilauksiin liittyvä viestintä asiakkaan kanssa
  • Asiointikieltosopimusten käsittely
  • Asiakastapahtumien järjestäminen

Lakisääteinen velvoite

  • Alkon lakisääteisten ja viranomaismääräysten mukaisten velvollisuuksien hoitaminen sekä vastuullisuuden toteuttaminen
  • Alkoholin luovutuksen oikeellisuus, väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ennaltaehkäisy ja selvittäminen

Rekisteröidyn suostumus

  • Uutiskirjeen toimittaminen sen tilanneille henkilöille

Oikeutettu etu *

  • Rekisteröityminen ja asiakastilin luominen verkkokauppaan tai mobiilisovellukseen
  • Asiakaskyselyiden ja -palautteen käsitteleminen, mm. asiakkaan kysymyksiin vastaaminen ja ongelmien ratkaiseminen, virhetilanteiden korjaaminen, häiriötilanteiden ja uhkausten selvittäminen,
  • Asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaskokemuksen kehittäminen  asiakaspalveluhenkilöstön osaamisen kehittämiseksi palvelun laadun varmistamiseksi
  • Alkon tuotteiden laadunvalvonta ja -varmistaminen
  • Verkkokaupan ja mobiilisovelluksen kehittäminen
  • Verkkokaupan käytön analysointi
  • Asiointikieltosopimukseen nimetyn yhteyshenkilön yhteystietojen käsitteleminen
  • Asiakaspalvelutapahtumien  analysointi ja tilastointi
  • Tuomiollisten ulosottotoimenpiteiden käsitteleminen

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta esimerkiksi tehdessäsi tilausta verkkokaupassamme tai asioidessasi henkilökuntamme kanssa myymälöissämme tai asiakaspalvelukeskuksen kanssa. Asioidessasi verkkokaupassa varmistamme henkilöllisyytesi ja ikäsi vahvan tunnistautumisen keinoin.  Yritysasiakkaidemme edustajien osalta tarkistamme nimenkirjoitusoikeuden Suomen Asiakastiedolta.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme kulloinkin ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein alla määritellysti:

  • Tilaukseen liittyvät tiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tilausajankohta, toimituspaikka ja -ajankohta, tilauksen sisältö, maksutapa, mahdollisen lahjatilauksen vastaanottaja ja tilaukseen liitetty viesti
  • Tilauksen luovuttamisen yhteydessä käsiteltävät tiedot: luovutusajankohta, kirjaus henkilöllisyyden todistamisesta ja henkilöllisyystodistuksen tyyppi
  • Verkkokauppaan rekisteröitymiseen liittyvät tiedot: nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite; tallennetut arviot, listat, muistiinpanot, muistutukset ja myymälät; tieto uutiskirjeen tilaamisesta; käydyt chat-keskustelut sekä tilaushistoria. Lisäksi yritysasiakkaalta kerätään yrityksen nimi ja Y-tunnus, anniskelulupa sekä yritysasiakkuuteen liittyvien muiden käyttäjien nimet ja roolit.
  • Palauksiin ja reklamaatioihin liittyvät tiedot: nimi, tilausnumero, palautettavat tuotteet, reklamaation syy ja palautusajankohta
  • Asiakaspalveluasiointiin sekä laadun varmistamiseen ja palvelun kehittämiseen liittyvät tiedot: yhteydenoton ajankohta, keskustelun sisältö ja mahdollisen ongelman kuvaus, käytetyn laitteen tekniset tiedot ja IP-osoite
  • Asiakastapahtumien järjestämiseen liittyvät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tapahtumapaikkakunta
  • Verkkokaupan käytön analysointi: selaushistoria verkkokaupassa, ostohistoria, paikkatieto.
  • Uutiskirjeen toimittamiseen liittyvät tiedot: sähköpostiosoite, tieto uutiskirjeen tilaamisesta
  • Asiointikieltosopimukseen liittyvät tiedot: asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakkaan toimittama tai myymälän kameravalvonnan valokuva asiakkaasta, tiedot ostorajoitteista, yhteyshenkilön tai edunvalvojan nimi ja yhteystiedot.

* Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

2. Arkaluonteiset tiedot

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Alko ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja asiakkaistaan.

3. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Alko on sitoutunut käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti ja luovutamme niitä tarvittaessa määritellyille kumppaneillemme esimerkiksi tilausten kuljettamiseksi ja maksujen välittämiseksi.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia mm. avustamaan järjestelmien teknisessä ylläpidossa ja asiakaspalvelussa. Näillä kumppaneilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan määritettyjen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei luovuteta käsiteltäväksi Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

4. Tietoturvallisuus

Alko on määrittänyt asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot suojaamaan henkilötietojasi häviämiseltä, väärinkäytöltä ja muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä tietoihin. Käytössä olevia keinoja ovat muun muassa palomuurit sekä salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan myös käyttöoikeuksien hallinnalla ja kulunvalvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät ainoastaan työntekijät, joilla on työtehtäviensä hoitamiseksi siihen oikeus ja tarve.

5. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet ja vaikuttaa siihen, miten henkilötietojasi käytämme. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa sähköpostiviestintää. Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Tässä kappaleessa kerromme, mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa ja miten voit oikeuksiasi käyttää:

  • Oikeus peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tilaamiseksi antamasi suostumuksen.

  • Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

  • Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, ne ovat esimerkiksi vanhentuneet, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme perustellusti osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen sinun oikeutesi. Tietojen käsittelyä on sallittua jatkaa myös, jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

  • Oikeus tietojen poistoon (Oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Tällöin poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos näitä tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin (esim. väärinkäytösten tutkimiseksi). Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Huomioithan, että meillä saattaa kuitenkin olla lakiin perustuvia velvoitteita henkilötietojesi säilyttämiseen, jotka velvoittavat meitä säilyttämään tietojasi tietyn ajan.

  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietosi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

  • Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Miten voin tehdä tietojeni tarkastuspyynnön?

Voit tehdä tietojesi tarkastuspyynnön myymälässämme tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@alko.fi. Jos olet luonut tilin verkkokauppaan, voit lähettää tarkastuspyynnön Omat Tiedot -sivulla.

Tietojen luovuttamiseksi meidän on tarkistettava henkilöllisyytesi, ettemme luovuta tietojasi väärälle henkilölle. Tunnistautua voit joko myymälässämme tietojen tarkastuspyynnön yhteydessä tai kirjautumalla tunnuksillasi verkkokauppaan.

6. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että pyydät tietojesi poistoa.

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 1 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa.

Tämän jälkeen tiedot joko häv