Tietosuojaseloste - Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 

Alkon asiakasrekisterin tietosuojaseloste

24.5.2018

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Alko Oy
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
Puhelin 020 711 11
Faksi 020 711 5386
Y-tunnus: 1505551-4
Kotipaikka: Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Alkon asiakaspalvelu
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
tietosuoja@alko.fi
020 692 771 (ppm/pvm)

Rekisterin nimi

Alkon asiakasrekisteri

Tarkoitukset, joita varten rekisterin henkilötietoja käsitellään

Rekisterin pidon perusteena ovat asiakassuhde, asiakkaan antama suostumus, asiakkaan Alkolle antama toimeksianto sekä Alkon lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen.

Alko kerää henkilötietoja Alkon asiakasrekisteriin Alkoa sitovan lainsäädännön puitteissa seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakkaan identiteetin tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta
  • Yritysasiakkaan nimenkirjoitusoikeuden tarkastaminen
  • Asiakkaan verkkokaupasta tekemien tilausten ja palautusten käsittely, toimitukset sekä arkistointi
  • Verkkokaupan tilauksiin, toimituksiin ja palautuksiin liittyvän viestinnän hoitaminen, joita ovat esimerkiksi tilaus- ja toimitusvahvistukset
  • Luovutusten oikeellisuuden hoitaminen
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • Asiakastyytyväisyyden mittaaminen. Asiakastyytyväisyyttä mitataan Alkon asiakaskokemuksen kehittämiseksi ja palvelun laadun varmistamiseksi
  • Asiakaspalvelun tehtävien toteuttaminen,  asiakaspalautteen käsittely ja asiakaspalvelun toiminnan kehittäminen.
  • Alkon järjestämien asiakastilaisuuksien ja -tapahtumien toteuttamiseksi
  • Alkon lakisääteisten ja viranomaismääräysten mukaisten velvollisuuksien hoitaminen sekä vastuullisuuden toteuttaminen
  • Alkoholin luovutuksen oikeellisuus, väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ennaltaehkäisy ja selvittäminen sekä rekisterin tietoturvallisuuden takaaminen
  • Verkkokaupan ja Alkon tuotteiden laadunvalvonnan ja –varmistuksen sekä kehittämisen tehtäviin
  • Tilastollisiin tarkoituksiin
  • Sidosryhmäviestinnän toteuttamiseen

Rekisterin tietosisältö

Alkon asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Asiakkaan tiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Rekisteröityneen asiakkaan yksilöivät tunnisteet:

  • Y-tunnus (yritysasiakkaat)
  • Asiakastunnus
  • Salasana

Tilaus- ja maksutapahtumatiedot:

  • Tiedot asiakkaan tekemistä tilauksista ja palautuksista
  • Tiedot asiakkaan suorittamista maksutapahtumista

Tilausten luovuttamisen yhteydessä kerättävät tiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Y-tunnus (yritysasiakkaat)
  • Alkoholin luovutuksen oikeellisuuteen liittyvät tiedot
  • Alkoholin myynninvalvontaan liittyvät tiedot
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot:
  • Asiakaspalvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot
  • Asiakkaan tuotearvostelut ja suosikkituotteet
  • Asiakkaan itse antamat asiakastyytyväisyyttä mittaavat tiedot
  • Asiakkaan itse antamat personoivat tiedot
  • Asiakkaan sijaintitiedot verkkokauppatilausten yhteydessä hänen sen niin salliessaan
  • Asiakkaan itse asettamat ostorajoitteet
  • Asiakaspalaute
  • Asiakaspalvelun kontaktihistoria
  • Asiakaspalvelun chat-keskustelut
  • Asiakaspalvelun puhelinkeskustelut

Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Asiakkaan henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään Alko.fi verkkokauppaan rekisteröitymisen tai verkkokaupan käytön yhteydessä. Yksityisasiakkailla on mahdollisuus tilata verkkokaupasta myös ilman rekisteröitymistä.

Alko.fi verkkokaupasta tilaamisen yhteydessä yksityisasiakkaan identiteetti ja syntymäaika varmennetaan verkkopankkitunnuksilla asiakkaan pankilta. Yritysasiakkaasta varmennetaan verkkopankkitunnuksilla edellä mainittujen lisäksi myös y-tunnus sekä yrityksen nimenkirjoitusoikeus Suomen Asiakastieto Oy:stä.

Henkilötietoja kerätään myös asiakkaan suorittamista tilaus- ja maksutapahtumista verkkokaupassa sekä asiakkaalta itseltään hänen noutaessaan tai palauttaessaan tilausta Alkon myymälässä. Mikäli tilauksen tekijä on eri henkilö kuin tilauksen noutaja, myös noutajan henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan, jotta Alko voi varmistua tilauksen noudon oikeellisuudesta. Mikäli tilaus tehdään lahjaksi tai toisen noudettavaksi, tallentuu tämän henkilön yhteystiedot tilauksen yhteydessä.

Henkilötietoja kerätään asiakastilaisuuksien ilmoittautumis- ja maksutapahtumista asiakkaalta itseltään ja hänen ilmoittamistaan osallistujista ilmoittautumisen yhteydessä.

Henkilötietoja kerätään asiakaspalvelun yhteydenottojen yhteydessä.

Henkilötietoja kerätään myös Postilta. Yritysasiakkailla on mahdollisuus valita toimitustavaksi Posti, jolloin Posti kerää tilausten luovuttamisen yhteydessä henkilötietoja, joiden luovuttamista Alko voi pyytää Postilta.

Henkilötietojen säilytysajan määräytyminen

Säilytysaika määräytyy asiakassuhteen keston tai väärinkäytöstilanteiden vireilläoloajan mukaisesti. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää rekisteristä poistoa, ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Rekisteröitynyt asiakas voi muokata asiakastietojaan kirjautumalla Alko.fi verkkokauppaan. Tietojen oikaisua voi myös pyytää ottamalla yhteyttä tietosuoja@alko.fi.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen kolmansille osapuolille

Asiakkaan henkilötietoja voidaan siirtää Alkon palveluiden tarjoamiseen osallistuville kolmansille osapuolille palveluiden teknisen toteutuksen, tietojenkäsittelyn, ylläpidon, asiakaspalvelun, asiakastapahtumien sekä tilausten pakkaamisen ja toimittamisen yhteydessä.

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Alko ei itse siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta jotkin Alkon yhteistyökumppanit, jotka käsittelevät Alkon henkilötietoja, ovat ilmoittaneet siirtävänsä tietoja joissakin tilanteissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Olemme varmistaneet, että myös näissä tilanteissa riittävä tietosuojan taso on turvattu EU:n laatimien mallisopimuslausekkeiden tai tietosuojalainsäädännön mukaisin suojatoimenpitein. Käytämme verkkosivuillamme työkaluja, joiden palveluntarjoajat saattavat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Esimerkki tämänlaisesta palveluntarjoajasta on Google Analytics. Näissä tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason soveltamalla siirtoon tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimenpiteitä.

Evästeiden käyttö

Tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) mukaisesti Alko Oy:n internetsivustoilla käytettäviä cookie- eli evästetiedostoja käytetään siten, että internetsivujen käyttäjän yksityisyydensuojaa ei loukata. Evästeitä käytetään mm. mittaus- ja tutkimustarkoituksiin palvelun käytön tyypin ja määrän selvittämiseksi sekä sivustojen kehittämiseksi. Lisäksi evästeitä käytetään viestinnän kohdentamiseen. Internetsivustojen käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sivujen toimimattomuutta. Alko ei takaa sivustojen toimivuutta jos evästeet on kielletty.

Rekisterin tietoturvallisuus

Henkilötiedot kerätään verkkokaupan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Fyysisesti tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on rajoitettu Alkon organisaation sisällä vain pääsyä tarvitseville henkilöille sekä niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat palveluiden tarjoamiseen Alkon toimeksisaajina. Kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa, joiden myöntämisestä ja hallinnoinnista vastaa Alko. Henkilötiedot siirretään julkisen verkon yli verkkokaupan taustajärjestelmiin salattuina. Rekisterin henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolosopimus.

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on talletettu asiakasrekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa joko kirjallisena ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@alko.fi tai henkilökohtaisesti Alkon myymälään. Alkon myymälässä tulee näyttää henkilöllisyystodistus. Tarkastuspyyntöön tulee liittää etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoitetiedot ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan sähköpostitse tai postitse.

Oikeus väärän tai vanhentuneen tiedon oikaisemiseen

Rekisteröitynyt asiakas voi muokata asiakastietojaan kirjautumalla Alko.fi verkkokauppaan. Henkilön muiden tietojen oikaisua voi myös pyytää ottamalla yhteyttä tietosuoja@alko.fi. Henkilöllä on lisäksi oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa kokonaan tai osittain ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Pyynnöt tietojen poistamiseksi tulee osoittaa tietosuoja@alko.fi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin henkilö on toimittanut meille tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, henkilöllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Alko ei ole noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsääntelyä.