Arkistoitu tietosuojaseloste – voimassa 24.5.2018 saakka

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

19.6.2017

Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Alko Oy
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
Puhelin 020 711 11
Faksi 020 711 5386
Y-tunnus: 1505551-4
Kotipaikka: Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa
Alkon asiakaspalveu
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
asiakaspalvelu@alko.fi
020 692 771 (ppm/pvm)

Rekisterin nimi

Alko.fi verkkokaupan asiakasrekisteri

Tarkoitukset, joita varten rekisterin henkilötietoja käsitellään

Rekisterin pidon perusteena ovat asiakassuhde, asiakkaan antama suostumus, asiakkaan Alkolle antama toimeksianto sekä Alkon lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen.

Alko kerää henkilötietoja Alko.fi verkkokaupan asiakasrekisteriin henkilötietolain ja muun Alkoa sitovan lainsäädännön puitteissa seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkaan identiteetin tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta

• Yritysasiakkaan nimenkirjoitusoikeuden tarkastaminen

• Asiakkaan verkkokaupasta tekemien tilausten ja palautusten käsittely, toimitukset sekä arkistointi

• Verkkokaupan tilauksiin, toimituksiin ja palautuksiin liittyvän viestinnän hoitaminen, joita ovat esimerkiksi tilaus- ja toimitusvahvistukset

• Luovutusten oikeellisuuden hoitaminen

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

• Asiakastyytyväisyyden mittaaminen. Asiakastyytyväisyyttä mitataan verkkokaupan kehittämiseksi ja palvelun toimivuuden takaamiseksi

• Asiakaspalvelun tehtävien toteuttaminen ja asiakaspalautteen käsittely

• Alkon lakisääteisten ja viranomaismääräysten mukaisten velvollisuuksien hoitaminen sekä vastuullisuuden toteuttaminen

• Alkoholin luovutuksen oikeellisuus, väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ennaltaehkäisy ja selvittäminen sekä rekisterin tietoturvallisuuden takaaminen

• Verkkokaupan ja Alkon tuotteiden laadunvalvonnan ja –varmistuksen sekä kehittämisen tehtäviin

• Tilastollisiin tarkoituksiin

Rekisterin tietosisältö

Alko.fi verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Asiakkaan tiedot:

• Etu- ja sukunimi

• Syntymäaika

• Katuosoite

• Postinumero

• Postitoimipaikka

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

Rekisteröityneen asiakkaan yksilöivät tunnisteet:

• Y-tunnus (yritysasiakkaat)

• Asiakastunnus

• Salasana

Tilaus- ja maksutapahtumatiedot:

• Tiedot asiakkaan tekemistä tilauksista ja palautuksista

• Tiedot asiakkaan suorittamista maksutapahtumista

Tilausten luovuttamisen yhteydessä kerättävät tiedot:

• Etu- ja sukunimi

• Henkilötunnus tai passin numero

• Y-tunnus (yritysasiakkaat)

• Alkoholin luovutuksen oikeellisuuteen liittyvät tiedot

• Alkoholin myynninvalvontaan liittyvät tiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot:

• Asiakaspalvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot

• Asiakkaan tuotearvostelut ja suosikkituotteet

• Asiakkaan itse antamat asiakastyytyväisyyttä mittaavat tiedot

• Asiakkaan itse antamat personoivat tiedot

• Asiakkaan itse asettamat ostorajoitteet

• Asiakaspalaute

• Asiakaspalvelun kontaktihistoria

• Asiakaspalvelun chat-keskustelut

Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Asiakkaan henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään Alko.fi verkkokauppaan rekisteröitymisen tai verkkokaupan käytön yhteydessä. Yksityisasiakkailla on mahdollisuus tilata verkkokaupasta myös ilman rekisteröitymistä.

Alko.fi verkkokaupasta tilaamisen yhteydessä yksityisasiakkaan identiteetti ja syntymäaika varmennetaan verkkopankkitunnuksilla asiakkaan pankilta. Yritysasiakkaasta varmennetaan verkkopankkitunnuksilla edellä mainittujen lisäksi myös y-tunnus sekä yrityksen nimenkirjoitusoikeus Suomen Asiakastieto Oy:stä.

Henkilötietoja kerätään myös asiakkaan suorittamista tilaus- ja maksutapahtumista verkkokaupassa sekä asiakkaalta itseltään hänen noutaessaan tai palauttaessaan tilausta Alkon myymälässä. Mikäli tilauksen on tekijä on eri henkilö kuin tilauksen noutaja, myös noutajan henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan, jotta Alko voi varmistua tilauksen noudon oikeellisuudesta.

Henkilötietoja kerätään myös Postilta. Yritysasiakkailla on mahdollisuus valita toimitustavaksi Posti, jolloin Posti kerää tilausten luovuttamisen yhteydessä henkilötietoja, joiden luovuttamista Alko voi pyytää Postilta.

Henkilötietojen säilytysajan määräytyminen

Säilytysaika määräytyy asiakassuhteen keston tai väärinkäytöstilanteiden vireilläoloajan mukaisesti. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää rekisteristä poistoa, ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Rekisteröitynyt asiakas voi muokata asiakastietojaan kirjautumalla Alko.fi verkkokauppaan. Tietojen oikaisua voi myös pyytää ottamalla yhteyttä tietoturva@alko.fi.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen kolmansille osapuolille

Asiakkaan henkilötietoja voidaan siirtää Alkon verkkokaupan tarjoamiseen osallistuville kolmansille osapuolille verkkokaupan teknisen toteutuksen, tietojenkäsittelyn, ylläpidon, asiakaspalvelun sekä tilausten pakkaamisen ja toimittamisen yhteydessä.

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Evästeiden käyttö

Tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) mukaisesti Alko Oy:n internetsivustoilla käytettäviä cookie- eli evästetiedostoja käytetään siten, että internetsivujen käyttäjän yksityisyydensuojaa ei loukata. Evästeitä käytetään mm. mittaus- ja tutkimustarkoituksiin palvelun käytön tyypin ja määrän selvittämiseksi sekä sivustojen kehittämiseksi. Lisäksi evästeitä käytetään viestinnän kohdentamiseen. Internetsivustojen käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sivujen toimimattomuutta. Alko ei takaa sivustojen toimivuutta jos evästeet on kielletty.

Rekisterin tietoturvallisuus

Henkilötiedot kerätään verkkokaupan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Fyysisesti tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on rajoitettu Alkon organisaation sisällä vain pääsyä tarvitseville henkilöille sekä niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat verkkokaupan tarjoamiseen Alkon toimeksisaajina. Kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa, joiden myöntämisestä ja hallinnoinnista vastaa Alko. Henkilötiedot siirretään julkisen verkon yli verkkokaupan taustajärjestelmiin salattuina. Rekisterin henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolosopimus.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on talletettu asiakasrekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa joko kirjallisena ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen tietoturva@alko.fi tai henkilökohtaisesti Alkon myymälään. Alkon myymälässä tulee näyttää henkilöllisyystodistus. Tarkastuspyyntöön tulee liittää etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoitetiedot ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan postitse.

Oikeus väärän tai vanhentuneen tiedon oikaisemiseen

Rekisteröitynyt asiakas voi muokata asiakastietojaan kirjautumalla Alko.fi verkkokauppaan. Tietojen oikaisua voi myös pyytää ottamalla yhteyttä tietoturva@alko.fi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa kokonaan tai osittain ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Pyynnöt tietojen poistamiseksi tulee osoittaa tietoturva@alko.fi.